Bundesparteitag planen und organisieren: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Formalien (Team Papiertiger) ===
=== Formalien (Team Papiertiger) ===
* Vorbereitung der Anträge auf dem Antragsgrün
* Vorbereitung der Anträge auf dem Antragsgrün
* Anregung aus dem BPT 2018 für Vorbereitung der Anträge Diskussion auf dem MP hier
* Anträge müssen erklärt werden, schriftliche Begründungen von Antragsteller*innen fordern. (Von 26 Anträgen, die priorisiert wurden, hatten die 13 höchstpriorisierten eine Begründung, von den 7 tiefstpriorisierten nur ein einziger.)
* Priorisierung war in Köln schon toll, in Karlsruhe noch toller! evtl. vorher auf dem Marktplatz schon machen (Dringlichkeitsanträge sind dann raus aus der Priorisierung)
* Anträge auf Marktplatz veröffentlichen und dort Raum für Diskussion und Fragen bieten (war super)
* Anträge auf Marktplatz veröffentlichen und dort Raum für Diskussion und Fragen bieten (war super)
* Bei Wahlen: Kandidat*innenvorstellung auf dem Marktplatz war super, wenn Fragen zugelassen werden, braucht es 4-6 Leute aus diesem Team, die das moderieren (MP-Mods können das nicht leisten!), es empfiehlt sich aber eher keine Fragen zuzulassen (können den Kandidierenden per PN gestellt werden)
* Bei Wahlen: Kandidat*innenvorstellung auf dem Marktplatz
* Fragerunde über Zoom anbieten, um Fragen schon im Vorfeld abzuarbeiten
* Fragerunde über Zoom anbieten, um Fragen schon im Vorfeld abzuarbeiten



Version vom 18. Januar 2021, 18:18 Uhr

Ressourcen

Teams

  • verschiedene Teams/Personen (s.u.)
  • Menschen, die gut organisieren können
  • Leute vor Ort (aus derselben Stadt) einbinden, für direkte Absprachen mit der Location, ggf. dem Catering etc.
  • Organisation/ Durchführung: Projekt-Team, das dem BuVo untersteht
  • Ansprechpartner*in BuVo: Schatzmeister*in

Benötigte (fremde) Dienstleistungen

  • wenn möglich ehrenamtlich / zu Aufwandsentschädigung
  • ausgebildete*r Fotograf*in (zuerst eigene Parteimitglieder anfragen); mit Social Media Team absprechen, dass sie Fotograf*innen-Briefing schreiben
  • Gebärdendolmetscher*in
  • Kinderbetreuer*in

Budget

  • muss aus den Mitteln des Bundesverbands gezahlt werden
  • ca. 7000 Euro für Sa+So
  • mit Schatzmeister*in abstimmen

Planung

Konzeption

  • Agenda muss zeitnah stehen, zumindest als grober Rahmen, Pausen einplanen!!!
  • ein informeller Tag (Samstag) und ein formellerer Tag (Sonntag),
  • DiB-Spirit erlebbar machen
  • auf Politikneulinge ausrichten
  • Beweger*innen informieren und beteiligen
  • Möglichkeit Fragen vorher zu stellen für Unwissende (es muss klar sein für die Leute sein, dass sie VORHER die Anträge lesen müssen), dafür bieten sich der Samstag und der Marktplatz an, außerdem könnten im Voraus Zoom-Sessions für Fragen angeboten werden

Termin festlegen

  • klären, ob zum gedachten Zeitpunkt kein anderes großes Event in der Stadt ist (sonst ungünstig, weil Hotels teuer)
  • nicht in den Ferien, da sonst viele Mitglieder nicht da sind
  • am Wochenende, damit möglichst viele dabei sein können, ohne extra Urlaub nehmen zu müssen


(Team) Location

  • Mietvertrag aufsetzen, Storno-Fristen klären und im Auge behalten (Unterschrift nur durch BuVo oder Geschäftsführung)
  • Raumplan: im Voraus Aufbau planen
  • Kriterien:
  • Hell
  • gut gelüftet
  • Platz für 150 Personen
  • so barrierefrei wie möglich, min. rollstuhlgerecht (nicht nur Stehtische)
  • min. 1 Plenumsraum: Parlamentsbestuhlung mit Tischen
  • ideal: weitere diverse kleine Räume für Break Out Sessions/ Workshops
  • ein geeigneter Raum für Kinderbetreuung
  • 1 Besprechungsraum für die Moderator*innen/Vorstand & Orga-Team
  • LTE / guter Handyempfang vor Ort verfügbar?
  • Starkes WLAN vor Ort?
  • gute Parkmöglichkeiten
  • Zug-Anbindung muss gut sein, mit ICE am besten
  • Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe ausreichend vorhanden
  • Möglichkeit für Abendveranstaltung/ Party/ informelles Beisammensein am Abend
  • Technikausstattung: W-LAN (ausreichend für Zoom-Stream und Facebook live!), Mikro (mind. 3 Stück), Ton, Beamer, Licht, extra Monitor/Bildschirm für Schriftdolmetscher*innen, Steckdosen ausreichend vorhanden

Catering/ Verpflegung

  • Wasser/ Kaffee, Tee durch Partei
  • grundsätzlich prüfen ob ausreichend vegetarisch + zusätzlich vegane Optionen angeboten werden können
  • nur mit Service vor Ort, niemand von uns hinterm Tresen
  • wenn Essen auf Selbstzahlerbasis, dann abklären:
* Gibt es vort Ort/ in der Nähe ausreichend kostengünstige Möglichkeiten etwas zu essen zu kaufen?
* Eventuell vorab organisieren, für alle bestellen und vor Ort Beträge einsammeln
* Kann man selbst Essen mitbringen? 
* Welche (günstige) Essensmöglichkeiten gibt es in der Umgebung?

Veranstaltungshaftpflichtversicherung

  • muss gemacht werden
  • ggf. auf Anbieter vorheriger Parteitage zurückgreifen
  • mit Geschäftsstelle klären

(Team) Anmeldungsmanagement/Einladung

  • offizielle Einladung mit Agenda + bereits vorliegenden Anträgen + Anmeldung muss spätestens 4 Wochen vorher raus
  • Veröffentlichung und Bearbeitung von Informationen auf dem MP, Ansprechpartner*innen bei Fragen
  • Mit Menschen, die besondere Bedürfnisse bzgl. Barrierefreiheit oder Kinderbetreuung angeben, vorab kommunizieren und klären
  • Erfassung der spez. Bedürfnisse/ Anmeldeformular:
* Ich komme an Tag 1, ich komme an Tag 2 + Email + Bundesland + ggf Amt + vollständiger Name (für Namensschilder)
* Bedürfnisse bei Barrierefreiheit
* Bedürfnisse Catering: Grundeinstellung ist vegetarisch, man kann vegan oder Fleisch explizit anwählen
* Kinderbetreuung (auch Alter und Anzahl)
* Blindenhund (es gibt Menschen mit starken Allergien, die bräuchten dann Hinweis) 
* Amt/Teamkoordination (für Namensschilder), beide Tage anwesend oder nur einen (welchen?), Kandidatur für ein Amt (informell), Kannst du vor Ort helfen? (Aufbau, Wahlhelfer*innen, Zählkommission, Versammlungsleitung, Protokoll…)
* Ich benötige einen Zuschuss zu meinem Reisekosten in Höhe von ____
* Eingabemöglichkeit für weitere besondere Bedürfnisse____________


(Team) Presse

  • Team Presse früh in die Planung einbinden (Verantwortung für die Medienpartner*innenbetreuung am Parteitag)
  • Pressematerialien (Presseerklärung, Pressemappe, etc.) sollten zum BPT ausgedruckt vorliegen.
  • Presseansprechpartner*innen müssen vor Ort erreichbar sein bzw. Orga-Team muss wissen, wo sie sich aufhalten, damit Medienpartner*innen kompetent betreut werden können. Presse wartet nicht!
  • Vertretung für Presseansprechpartner*in muss klar sein, wenn Person unvorbereitet ausfällt, darf nicht alles an ihr hängen.
  • Vorbereitungs-Call (Zoom) für extra BPT-Presse öffentlich ankündigen und Menschen einbinden
  • Pressesprecher*in von DiB muss am Empfang sein, bzw. am Empfang hinterlegen (Handy), wo Pressesprecher*in sich befindet

Formalien (Team Papiertiger)

  • Vorbereitung der Anträge auf dem Antragsgrün
  • Anträge auf Marktplatz veröffentlichen und dort Raum für Diskussion und Fragen bieten (war super)
  • Bei Wahlen: Kandidat*innenvorstellung auf dem Marktplatz
  • Fragerunde über Zoom anbieten, um Fragen schon im Vorfeld abzuarbeiten

(Team) Technik

  • Klären was ist vorhanden:
  • W-LAN (ausreichend für Zoom-Stream und Facebook live!) WLAN ist unverzichtbar für’s Orga-Team (ggfs. auch für Live-Stream, Einschränkungen siehe unten), idealerweise WLAN für alle
  • Mikro (mind. 3 Stück), Ton, Beamer, Licht, extra Monitor/Bildschirm für Schriftdolmetscher*innen, am besten auch Leute vor Ort, die die Haustechnik bedienen können
  • Mehrfachstecker mitbringen (für Protokollschreibende und Versammlungsleitung etc.)
  • eine Kombination Freiwilliger aus Team + Techniker*in des Veranstaltungsraums hat sich bewährt; klare Verantwortlichkeit für Aufbau vergeben
  • mehrere Laptops (Orga, Protokoll (2), Projektionen, Zoom Stream) mitbringen
  • Drucker (mitbringen; wird auf jeden Fall gebraucht für Dringlichkeitsanträge)
  • Mikro muss vorne stehen wegen Lippenlesen
  • Protokoll auf Leinwand übertragen für Schwerhörige
  • Anträge, die gerade besprochen werden (lesbar) projizieren hat sich bewährt
  • Bühne im Idealfall barrierefrei und nicht für Vorstand, sondern für Versammlungsleitung plus Moderator*innen
  • ausgeleuchteter Bereich vor der Bühne

(Team) Unterlagen/ Drucksachen

  • Vorbereiten Stimmzettel
  • Programm mehrfach groß ausdrucken und sichtbar aushängen (nicht für alle ausdrucken)
  • Listen
  • Sonstige Ausdrucke wo notwendig (sparsam sein!)

(Team) Live-Stream

  • Abzustimmen mit Social Media Team (Twitter, Insta, facebook etc.) und Team Technik
  • Prüfen, ob WLAN das mitmacht! (Upload Bandbreite)
  • Zoom-Stream für Marktplatz-Nutzer*innen
  • Facebook-Livestream für weitere Community (nicht durchgehend, nur das interessantere, Interviews kamen gut an, sind auch gut im Nachgang für verschiedene Facebook-Posts.
  • Kameraausrichtung vorher testen, mehrere Kameras (eine für Gebärdendolmetscher*innen, ggf. verschiedene Perspektiven, zwischendrin auch Raum und Publikum aufnehmen)
  • Mikro von Vorteil, damit per Zoom auch guter Ton ankommt
  • Gebärdendolmetscher*innen immer im Bild (zweite Kamera), auch bei Facebook-Live!

Einkaufsliste bzw Mitbringen

  • Flipchartpapier, Marker, Klebeband (Tesakrepp), Kugelschreiber, Druckerpapier, Moderationskarten, Schere
  • Namensschilder vorab drucken
  • Schere; Reste vom letzten BPT befinden sich in der Geschäftsstelle, dort nachfragen
  • Snacks für Orga-Team
  • Müllbeutel
  • Stromkabel, Mehrfachstecker, Kabelbinder
  • Wahlurnen, wenn Wahlen stattfinden

Durchführung

Workshops, Vorträge

  • Moderation klären
  • Raumaufteilung planen
  • Generell: Man sollte den Samstag nutzen, um informell den zweiten Tag - formeller Parteitag - vorzubereiten.
  • Eventuell Offener Kanal oder andere Formate einführen. Wichtig ist, dass man vor dem formellen Parteitag Zeit für Austausch hat.
  • Bei allen Vorträgen Daten checken, bzw. sicherstellen, dass für alles Vorträge vorliegen, am besten bei einer Person gesammelt (z. B. Absprache mit Workshop-Leiter*innen zum Datum)
  • Lieber etwas Interaktives, aktives Anwenden besser als passives Zuhören bei Vorträgen

Abendveranstaltung

  • idealerweise viele Sitzgelegenheiten (Anzahl der Leute, Wetter draußen/drinnen), nette Atmosphäre für Austausch
  • Möglichkeit Getränke zu bestellen
  • Gute Musik (GEMA bedenken!)

Kinderbetreuung

  • nur für Kinder ab 5 Jahren
  • Spielsachen müssen selbst mitgebracht werden (Malsachen, Spiele etc.)
  • Eltern einmal vorab kontaktieren
  • freundlicher, beheizter Raum mit Getränken vor Ort
  • Personen engagieren, z.B. Student*innen, Erzieher*innen im Anerkennungsjahr o.ä. auf Rechnung für 12€/h

Vor-Ort-Koordination

  • Unbedingt gemeinsamer Start mit dem gesamten Orga-Team für kurze Besprechung
  • Verantwortlichkeiten deutlich festlegen und aufteilen, es darf nicht eine Person für alles verantwortlich und Ansprechpartner*in sein
  • Schichtplan machen (für Info/Anmeldung, siehe Anmeldung)
  • Zu Beginn neben offiziellen schönen Worten Orga-Ansage planen (wo sind Toiletten, wo ist Wasser etc.
  • Pausen einplanen (auch zeitlich, aber keine Zeiten kommunizieren)

Empfang/Akkreditierung

  • Listen für die Akkreditierung + Ausgabe Stimmzettel
  • ^vorab abgleichen mit Geschäftsstelle/ Prüfung der Stimmrechte (Mitglieder, bei denen Beiträge ausständig sind gibt es bei bzw. von der Geschäftsstelle (absprechen!)
  • Ausgabe der Stimmkarten (1 Stimmkarte pro Person, unterschrieben um Unfälschbarkeit zu sichern
  • Beweger*innen haben Rederecht und können bei Meinungsbildern mit ihre Meinung abgeben; Austeilung andersfarbige Karten
  • Wenn Personenwahlen stattfinden: Stimmzettel schon bei der Akkreditierung verteilen (pro Wahlgang dann bei der Stimmabgabe eine Zahl auf die Stimmkarte schreiben, um Mehrfachabstimmungen zu verhindern)
  • Am Empfang muss immer (den ganzen Tag lang) jemand da sein, vorher Schichtplan mit verantwortungsbewussten Menschen machen und auf BPT groß aushängen, sodass niemand ihre*seine Einteilung vergessen kann, Doppelbelegung sinnvoll, wenn irgendwie möglich
  • Auf keinen Fall Verantwortung für Bargeld übernehmen (z. B. für Essen: über Wirt*in laufen lassen!)
  • Vorher Ersthelfer*innen benennen (wir haben genug, es muss nur klar sein, wer ansprechbar ist)

Durchführung des Parteitags

  • Klare Einhaltung von Redezeiten
  • Für alle sichtbare Uhr, auf der die Redezeit ablaufen kann, oder alternative Zeichen für Ende (rote Karte, Musik o.ä.)
  • Bei Personenwahlen: Abwesende Kandidierende sollten sich idealerweise per Videozuschaltung vorstellen können. Wenn das nicht geht, muss stärker darauf geachtet werden, dass die ersatzweise Vorstellung soweit wie möglich keinen Vor- oder Nachteil bietet
  • Versammlungsleitung: vorher Menschen suchen, die sich das vorstellen können und sich darauf auch schon vorbereiten, mindestens 6 Personen, sodass sich abgewechselt werden kann (und falls jemand ausfällt etc.)
  • Wahlleitung, Wahlhelfer*innen und Zählkommission sollte auch vorher schon zusammengesucht werden
  • Protokollschreibende sollten auf jeden Fall auch vorher gezielt gesucht werden und müssen genug Ahnung von Formalia und dem Verfahren haben um es klar festhalten zu können
  • Klare Verantwortlichkeiten benennen, es darf nicht eine Person für zu viel verantwortlich sein, immer auch Vertretung organisieren

Nachbetrachtung

  • Ggf. Feedback-Formular nach dem BPT an alle Teilnehmer*innen schicken - How-To ergänzen und mit eigenen Erfahrungen füllen, Wissen sammeln!
  • Kosten: klare*n Ansprechpartner*in für Kostenhilfen für Reisekosten und Übernachtungsmöglichkeiten haben, an den sich gewendet werden kann (persönlicher, vertraulicher Kontakt)